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「仕事のミスが絶対なくなる頭の使い方」を読んだ

概要

「仕事のミスが絶対なくなる頭の使い方」を読んだため、その要点について記述する

要点

仕事のミスには以下の4つがある

モリーミスの基本対策

「記憶はすぐ忘れる」ということを意識することが重要である。

いかに忘れることを前提に行動出来るか、ということがメモリーミスをなくすコツである。

覚えるべきこと・頭に留めておくべきことは全てメモしそれを見返すことを習慣化させる、などが具体例としてある。

大雑把にまとめる

例えば本を読んだ場合に、本に書かれた内容を全て記憶出来る人は一部の例外を除いていない。

重要なのは本毎に大雑把なまとめを覚えておくことである。

本毎に大雑把なまとめを覚えておくことで、まとめを思い出す過程で、詳細についても関連して思い出すことが出来る。

語呂合わせで覚える

数値や特徴があまり無い単語は暗記が難しいが、その場合は語呂合わせが有効。 直接語呂合わせがしにくい単語については、適当な数字から文字への変換ルールを決めておくことで、語呂合わせを適用することが出来る。

アテンションミス

ちゃんとみようとしない

ちゃんと見ようとすると、細かいところしか視野に入らないため、俯瞰して全体を見通すことが困難になる。 細部を注意してみる時間と全体を見渡す時間は全く別々にしたほうが良い。

フレームワークで対策

何か特定の作業を行おうと思った場合、ルーチンや定石といったお決まりのパターンがある。

ルーチンや定石を使用している間はワーキングメモリを専有せずに、妥当な行動をとれる。

妥当な行動をしつつワーキングメモリの領域を大きく取ることが出来るので、アテンションミスを減らすことが出来る。

集中できない時は書き出す

集中できない時はメモに現在思考していることを書き出すことで、悩んでいたことが整理され、ワーキングメモリを開放することが出来る。

見直す癖をつける

見直すことを習慣化させることで、作業中には気づかなかったミスに気づくことが出来る。 また、見直しのたびに別の確度から見ることを心がけると、今まで気づかなかったミスについても気づくことが出来る。

チェックリスト

チェックリストを用意することで必ず確認しておかなければならない箇所が視覚化され、作業者に対して以下を軽減する。

  • 作業内容を覚えないといけないというプレッシャーと忘れたらどうしようという不安
  • 作業内容を実行せずに忘れてしまうリスク
  • 作業が進んでいないのではないかという不安

TODOリスト

何をすべきかを思い出すことが出来る。 これにより、しなければならないのにするのを忘れていた、というミスを低減できる。

シングルタスクにしていく

人間は常にシングルタスクでしか作業が出来ないので、出来るだけシングルタスクに集中できるようにする。

同時並行で進めなければいけない状況や、突然のタスクが割り込まないように、タスクをキューにいれたり、といった工夫を行う。

ゾーンに入る

最も効率的にシングルタスクをこなすのが「ゾーンに入る」こと。

ゾーンに入ることで、無駄な雑念が取り払われ、真にシングルタスクの状態で、効率よく仕事を進めることが出来る

集中力を削ぐものを排除する

ブラウザやスマホのプッシュ通知など、雑念となるものを取り払う。

仕事に問いをもたせる

問いは人の注意を一点に集中させることが出来る。

ある事柄をより大きな事柄の一部として認識させることが出来る(このことをチャンクアップと呼ぶ)

やるべきことを明確化

抽象的な内容のタスクはモチベーションが湧きにくい。

タスクを分解することで自分がやるべきことが明確になってきて、ゾーンに入りやすくなる。

達成できるかギリギリのところで目標を設定する。

物事は簡単すぎたり、難しすぎたりするとモチベーションが低下する。

そのため、適切な目標設定を行い、常に達成できるかギリギリのところで目標を設定する。

コミュニケーションミス

自分の認識している前提と相手の認識している前提は違う

常に相手の記憶に意識の矢印を向ける。

無知の姿勢を心がけることで、自分の思い込みが排除される。

復唱によって自分の理解度を確認する。

ジャッジメントミス

利用可能性ヒューリスティック

都合の良いデータだけをとって全体がそうであるかのように錯覚する

今自分がしようとしていることとは真逆のことを考える